Hola, soy Julián 👋
La escena
Una agencia de marketing que gestiona equipos de brand ambassadors para una gran marca de consumo prepara cada mes un informe para su cliente. El proceso era manual: descargar un registro en Excel de su aplicación de trabajo y convertirlo, a mano, en el informe del mes. Un par de horas para convertirlo, y otras tantas para preparar el informe…
Antes de escribir una sola línea hice una fase de descubrimiento: las reglas que nadie había escrito, las decisiones que alguien tomaba sin pensarlas, las excepciones y las ambigüedades. Con un añadido: no podía preguntar dudas a la agencia, así que cada ambigüedad se resolvía con la suposición más razonable.
Con eso lo construí con Claude: una aplicación sencilla que corre en el propio ordenador. Subes el Excel del mes y sale el informe. Para quien la usa, con Windows o con Mac, es un icono en el escritorio: doble clic y se abre en el navegador.
Lo que aprendí
El código fue la parte fácil. Lo difícil era lo que solo estaba en la cabeza de quien hacía el informe.
Si te saltas eso, automatizas un proceso que no entiendes, y el error sale más rápido.
Cómo aplicarlo: que la IA te entreviste sobre tu proceso
Elige una tarea mensual que hagas a mano y deja que la IA te haga las preguntas. Pega esto en tu asistente:
Rol: eres un analista de procesos que prepara la automatización de una tarea administrativa.
Objetivo: entrevistarme sobre «describe tu proceso, por ejemplo: el informe mensual de ventas que preparo a partir de un Excel» hasta tener por escrito todas sus reglas.
Restricciones: hazme una sola pregunta cada vez y espera mi respuesta. Pregunta de dónde salen los datos, qué pasos sigo, qué decisiones tomo sin pensarlas, qué excepciones aparecen y qué hago cuando un dato falta o no cuadra. No propongas herramientas ni soluciones durante la entrevista.
Condición de parada: cuando no te queden dudas, o tras 15 preguntas, para y entrégame: (1) el proceso en pasos numerados, (2) las reglas implícitas, (3) las excepciones y (4) las preguntas que siguen abiertas.
Resultado: un documento que puedes darle a quien lo vaya a automatizar, sea una persona o la propia IA.
Lo que no funcionó
Como siempre en este mundo, pequé de listo y de querer hacer las cosas rápido. Monté el sistema en dos días, y, en cuestión de unas horas, ya lo había instalado en el ordenador de la persona responsable.
Pero claro… ¿Alguien más lo va a utilizar? 🤔
Por absurdo que parezca, estaba tan enfocado en el desarrollo, que no se me ocurrió preguntar si alguien más del equipo iba a utilizar esta aplicación.
¿La mala noticia? Me dijo que sí.
¿La buena noticia? Se me ocurrió una idea rápida y efectiva: conectar el sistema a una carpeta de SharePoint compartida por la organización. Rápido y sencillo.
Dónde seguimos: IFAI Academy
Antes de automatizar ese proceso, decide hasta dónde merece la pena llevarlo. En IFAI Academy, mi comunidad de IA en Skool, tienes la lección «Qué es de verdad un agente de IA (y qué no)»: no todo proceso necesita un agente. Y puedes compartir tu documento para que lo veamos juntos.
Entrar hoy es gratis.
Cuando entres, comparte la regla más rara que te haya salido en la entrevista.
El martes que viene
Cómo me he montado un profesor con IA para aprender una herramienta nueva, usando su manual oficial.
Un abrazo,
Julián Castiñeira