Hola, soy Julián 👋
La escena
En IFAI las facturas de gasto nos llegan como a todo el mundo: unas por correo y otras en papel, como el ticket de la gasolina o el de una compra de material. Pasarlas a mano a la contabilidad nos llevaba 1-2 días al mes.
Hoy el recorrido es este:
Las facturas que llegan por Gmail se guardan en una carpeta de Drive.
Los tickets de papel se escanean con la app de Google Drive del móvil, directamente a esa carpeta.
Una vez al día, un escenario de Make recoge lo que haya en la carpeta, extrae los datos de cada factura, los mete en nuestra base de datos, archiva cada documento en su sitio y nos avisa.
Lo usamos en nuestra propia contabilidad y, desde julio de 2026, funciona también en un cliente del sector del automóvil.
Lo que aprendí
Lo primero que automatices no debería ser lo más vistoso. Debería ser lo más aburrido que haces igual cada semana.
Una factura siempre tiene los mismos campos y siempre acaba en el mismo sitio. Eso es lo que la hace perfecta para empezar. Y antes de ofrecérselo a nadie, lo probamos en casa.
Cómo aplicarlo: tu versión de este viernes, sin programar
No necesitas Make para empezar. La versión manual ya te quita el tecleo:
Crea en Drive una carpeta «Facturas por procesar» y escanea ahí tus tickets con la app de Google Drive del móvil.
El viernes, sube los PDF de la semana a tu asistente (ChatGPT, Claude o Gemini) y pégale este prompt.
Revisa solo las filas marcadas y copia la tabla a tu hoja de gastos.
El prompt:
Rol: eres un asistente administrativo que prepara facturas de gasto para la contabilidad de una pyme.
Objetivo: extrae de cada documento adjunto una fila con fecha, proveedor, NIF del proveedor, número de factura, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total.
Restricciones: no inventes ni completes ningún dato. Si un campo no se lee con claridad, escribe «REVISAR». Comprueba que la base más el IVA da el total; si no cuadra, marca la fila con «NO CUADRA». Copia los importes tal como aparecen, con dos decimales.
Formato: una tabla con una fila por documento, en el orden en que los he subido, y debajo la lista de filas marcadas.
Condición de parada: cuando hayas procesado todos los documentos, termina con «Procesados X de X documentos» y no añadas análisis ni recomendaciones.
Ojo con los datos: son facturas con NIF e importes. Usa la cuenta de empresa de tu asistente o revisa antes qué hace con lo que subes.
Lo que no funcionó
Quisimos simplificar al máximo el sistema, con la idea de optimizar los costes para el cliente. Para ello, le pedimos un set de facturas de diferente tipo: gasolina, luz, servicios externos, etc.
¿Y qué falló? Pues que este cliente viajaba un par de veces al año a Alemania, y ya te puedes imaginar lo que pasó… el sistema de IA recibió un día un tipo de factura en alemán, y claro, comenzó a confundir conceptos. 🫢
Afortunadamente, lo detectamos a tiempo, le solicitamos un nuevo set de facturas alemanas al cliente, y listo, ¡siguió disfrutando de su sistema como si fuera el primer día!
Dónde seguimos: IFAI Academy
El paso siguiente es elegir bien qué automatizas después. En IFAI Academy, mi comunidad de IA en Skool, tienes la lección «Matriz de Oportunidad: dónde ahorra tiempo la IA», para encontrar tu próxima «factura»: la tarea aburrida que más te compensa. Y puedes preguntarme dónde se te atasca la tuya.
Entrar hoy es gratis.
Cuando entres, cuéntame cuántas facturas has sacado con el prompt y cuántas te ha marcado para revisar.
El martes que viene
Una agencia me pidió automatizar un informe mensual que hacían a mano. Lo construí con Claude, y lo difícil no fue el código.
Un abrazo,
Julián Castiñeira